1. Що потрібно мати до початку

Для виставлення фактури в KSeF потрібні дві речі: спосіб автентифікації та доступ до системи.

  • Автентифікація — найчастіше Profil Zaufany, кваліфікований підпис, кваліфікована печатка або токен KSeF, згенерований у системі.
  • Права — у власника фірми вони автоматично; працівнику чи бухгалтерії права треба надати в KSeF.
  • Дані фактури — NIP покупця, позиції, ставки ПДВ, дати. Формат KSeF — структурована схема FA(3).

Ще не знаєте терміни й правила? Почніть із: KSeF у 2026: графік і практична підготовка ↗ та Безкоштовна програма для фактур KSeF: які є варіанти ↗.

2. Крок за кроком в Aplikacja Podatnika KSeF (безкоштовно)

Найпростіший безкоштовний шлях — державний застосунок Aplikacja Podatnika KSeF:

  • Крок 1. Увійдіть у застосунок (наприклад, через Profil Zaufany) і виберіть контекст фірми (свій NIP).
  • Крок 2. Оберіть «Виставити фактуру» і форму за схемою FA(3).
  • Крок 3. Заповніть дані: продавець, покупець (NIP), позиції, ставки ПДВ, дати продажу та виставлення.
  • Крок 4. Перевірте підсумок — система валідує обов'язкові поля та базову логіку.
  • Крок 5. Надішліть фактуру. Після прийняття KSeF присвоїть їй номер KSeF і сформує UPO (офіційне підтвердження прийняття) — доказ, що документ прийнято коректно.

Датою виставлення структурованої фактури, як правило, вважається дата її надсилання до KSeF. Номер KSeF і UPO варто зберегти — це підтвердження обігу документа.

3. Часті випадки

  • Коригувальна фактура — теж виставляється в KSeF, із зазначенням номера KSeF первинної фактури.
  • Авансова фактура — підтримується схемою FA(3); не забудьте пов'язати з підсумковою фактурою.
  • Продаж фізособі (споживачу) — тут діють особливі правила; звірте актуальні настанови, перш ніж приймати це за правило.
  • Ryczałt / мала фірма — сам механізм виставлення такий самий; різниться обсяг даних і розрахунків.

4. Коли варто автоматизувати (замість ручного введення)

Ручне виставлення в державному застосунку — це ОК за кількох фактур. Коли їх багато — або вони виникають із замовлень, складу, e-commerce — варто, щоб фактура створювалася автоматично у вашій системі й сама йшла до KSeF. Тут у гру вступають програми: платні пакети або безкоштовні open-source.

Кілька реальних open-source варіантів — із плюсами й мінусами (опційно, без зобов'язань):
  • MyCompany — безкоштовна open-source ERP (Apache-2.0) на платформі lsFusion.
    Плюс: це повноцінна ERP — фактури виникають із замовлень/складу, автоматизація; публічне демо включає виставлення фактур. Мінус: як платформа зазвичай потребує налаштування під власні процеси — поріг входу вищий, ніж у простого застосунку.
  • Dolibarr — зріла відкрита ERP/CRM з великою спільнотою.
    Плюс: багато готових модулів, перевірена в тисячах фірм. Мінус: підтримка польського KSeF зазвичай через сторонні модулі, не «з коробки».
  • Invoice Ninja — легкий open-source застосунок для фактурування.
    Плюс: простий і швидкий на старті. Мінус: це не повноцінна ERP; без функцій, специфічних для KSeF.

Обсяг підтримки KSeF різниться між інструментами — варто перевірити в кожному. Це лише приклади.

5. Найчастіші помилки — що перевірити

  • хибний NIP покупця чи описка в даних — валідація це виловить, але сповільнить роботу;
  • немає прав для працівника/бюро — фактура «не хоче надсилатися»;
  • не збережено номер KSeF / UPO — потім складніше підтвердити обіг;
  • ставлення до KSeF як до PDF — це структурований XML, а не вкладення.

6. Підсумок

Виставлення фактури в KSeF зводиться до: автентифікація → заповнення FA(3) → надсилання → отримання номера KSeF і UPO. Безкоштовно це робиться в Aplikacja Podatnika KSeF; за більшого масштабу варто, щоб фактури створювалися автоматично у вашій системі — платній чи open-source.